Cashflow Analyzer1. Algemeen
CashflowAnalyzer helpt ondernemingen om banktransacties te importeren, te categoriseren en inzicht te krijgen in hun cashflow. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt: informatie die rechtstreeks of onrechtstreeks naar een persoon verwijst. Ook namen, rekeningnummers en mededelingen in banktransacties kunnen persoonsgegevens bevatten.
Dit privacybeleid beschrijft het gebruik van die gegevens binnen de website en de app. Het uitgangspunt is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
2. Wie is verantwoordelijk?
Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork), de aanbieder van CashflowAnalyzer, is verantwoordelijk voor de verwerking van accountgegevens en de gegevens die nodig zijn om de eigen dienstverlening te beheren.
- Juridische naam van de aanbieder
- Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork)
- Ondernemingsnummer
- BE0875.708.080
- Maatschappelijke zetel
- Vrijheidslaan 27, 3960 Bree
- E-mailadres voor privacyvragen
- info@solutionsatwork.be
Voor persoonsgegevens van derden die een onderneming in haar bankbestanden aanlevert, bepaalt die onderneming het doel van de verwerking. CashflowAnalyzer verwerkt die gegevens in haar opdracht om de gevraagde analyses mogelijk te maken.
3. Welke gegevens verwerken we en waarom?
- Account en organisatie: uw e-mailadres, beveiligde wachtwoordgegevens, organisatiegegevens en toegangsrol maken registratie, aanmelding en samenwerking met medewerkers of een boekhouder mogelijk.
- Financiële gegevens: aangeleverde CSV- en CODA-gegevens, zoals rekeningnummers, saldi, bedragen, transactiedata, tegenpartijen en mededelingen, vormen de basis voor uw overzichten en rapporten. Ook uw categorieën, regels, budgetten en instellingen worden verwerkt om de app te laten werken.
- AI-duiding (optioneel): wanneer de eigenaar van een organisatie de AI-duiding inschakelt, wordt bij het genereren een samenvatting van geaggregeerde cijfers naar een taalmodel gestuurd, zoals totalen per maand en per categorie, kaspositie, prognose en de stand van openstaande facturen. Namen van tegenpartijen, rekeningnummers, omschrijvingen, notities en factuurnummers worden niet meegestuurd, en personeels- en eigenaarscategorieën gaan alleen samengevoegd mee. De geschreven duiding wordt bij uw gegevens bewaard.
- Ondersteuning: wanneer u contact opneemt, gebruiken we de gegevens die u daarbij verstrekt om uw vraag te behandelen.
- Technische gegevens: aanmeldinformatie en technische loggegevens helpen om toegang te beveiligen, fouten te onderzoeken en misbruik tegen te gaan.
Voor het aanbieden van uw account en de afgesproken dienstverlening is de uitvoering van de overeenkomst de grondslag. Beveiliging en het oplossen van storingen dienen het gerechtvaardigde belang van een betrouwbare dienst, waarbij uw privacybelangen worden meegewogen. Waar een wettelijke verplichting geldt, berust de verwerking daarop. Als een verwerking uw toestemming vereist, vragen we die afzonderlijk.
Zonder de noodzakelijke accountgegevens kunt u geen account gebruiken. Zonder aangeleverde transacties kan CashflowAnalyzer geen cashflowanalyse maken. Importeer alleen gegevens die u voor uw analyse nodig hebt en mag verwerken. Automatische categorieën en prognoses ondersteunen uw eigen beoordeling; de app neemt daarmee geen beslissingen met rechtsgevolgen over personen.
4. Hoe lang bewaren we gegevens?
Accountgegevens en financiële gegevens zijn nodig zolang uw organisatie de dienst gebruikt, ook om historische periodes te vergelijken. Bij een verzoek tot verwijdering moet rekening worden gehouden met de rechten van andere betrokkenen en eventuele wettelijke bewaarplichten. Technische logs en ondersteuningsvragen horen slechts bewaard te blijven zolang dat nodig is voor beveiliging en de afhandeling van de vraag.
De concrete bewaartermijnen en de termijnen voor verwijdering uit back-ups moeten door de aanbieder nog worden vastgelegd en in deze verklaring worden aangevuld.
5. Toegang, dienstverleners en beveiliging
Binnen uw organisatie hangt de toegang af van de toegekende rol. De eigenaar beheert de toegang, medewerkers kunnen gegevens bewerken en een boekhouder kan gegevens bekijken en exporteren. Deel uitnodigingen daarom alleen met de juiste personen.
De technische werking kan hosting- en IT-dienstverleners vereisen. De aanbieder moet vastleggen welke partijen gegevens verwerken, waar dit gebeurt en welke afspraken daarvoor gelden. Die gegevens en eventuele waarborgen voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte moeten nog worden aangevuld voor de gebruikte hostingomgeving.
Voor de optionele AI-duiding is Anthropic (Claude) een verwerker. Alleen als de eigenaar de functie inschakelt en een duiding laat genereren, ontvangt Anthropic de hierboven beschreven samenvatting. De eigenaar kan de functie op elk moment uitschakelen; daarna worden geen nieuwe aanvragen meer verstuurd. De aanbieder moet de verwerkersafspraken met Anthropic, de plaats van verwerking en de waarborgen voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vastleggen en hier aanvullen vóór de functie breed wordt aangeboden.
De app gebruikt wachtwoordbeveiliging, toegangsrollen en bescherming tegen vervalste verzoeken. Bedragen, saldi en persoonsgegevens uit bankbestanden en facturen worden versleuteld in de database opgeslagen, met een sleutel die apart van de database wordt bewaard. De aanbieder moet daarnaast passende technische en organisatorische maatregelen onderhouden voor de productieomgeving en de toegang tot gegevens beperken tot wat voor de dienstverlening noodzakelijk is.
6. Uw rechten
Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden kunt u:
- inzage vragen in uw persoonsgegevens en een kopie ontvangen;
- onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
- verwijdering of beperking van de verwerking vragen;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- gegevensoverdracht vragen wanneer dat recht van toepassing is;
- uw toestemming intrekken, zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.
Richt uw verzoek aan het privacycontact van de aanbieder. Betreft uw verzoek gegevens die een andere onderneming heeft geïmporteerd, richt het dan aan die onderneming. Om gegevens te beschermen kan een noodzakelijke identiteitscontrole plaatsvinden. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitskaart mee.
Meer uitleg vindt u bij de Europese Commissie over uw privacyrechten.
8. Bezoekerspoll
Een beperkte periode vragen we bezoekers van de website via een korte poll waar ze naar op zoek zijn, om te bepalen welke functies we ontwikkelen. Meedoen is vrijwillig.
- Verwerker: de poll staat op Tally (Tally BV, tally.so). Pas wanneer u op 'Vul de poll in' klikt, opent de poll in een nieuw tabblad op de website van Tally. Voordien worden er geen gegevens naar Tally gestuurd. Op de pagina's van Tally zijn de privacyvoorwaarden en cookies van Tally van toepassing.
- Welke gegevens: uw antwoorden op de vragen. De poll is anoniem, tenzij u zelf een e-mailadres invult om op de hoogte te blijven. Dat e-mailadres gebruiken we alleen om u over CashflowAnalyzer te contacteren en vragen we apart met uw toestemming. U kunt die toestemming altijd intrekken.
- Waarom: het gerechtvaardigde belang om de dienst af te stemmen op wat bezoekers nodig hebben. Voor het e-mailadres is uw toestemming de grondslag. Vul geen persoonsgegevens van derden of financiële gegevens in de vrije tekstvelden in.
-
Op uw toestel: of u de uitnodiging al gezien of gesloten hebt,
onthouden we in de lokale opslag van uw browser (
CashflowAnalyzer.PollInvite), zodat we u niet telkens opnieuw storen. Dat is geen cookie en wordt niet naar ons of naar derden gestuurd. U kunt het wissen via uw browserinstellingen. - Bewaring: de antwoorden bewaren we tot de resultaten zijn verwerkt en uiterlijk twaalf maanden na het einde van de poll. E-mailadressen verwijderen we zodra u zich uitschrijft of na afloop van die termijn.
Wilt u dat uw antwoord of e-mailadres wordt verwijderd? Mail naar info@solutionsatwork.be en vermeld het e-mailadres dat u hebt ingevuld.
9. Vragen, klachten en wijzigingen
Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork) via info@solutionsatwork.be of per brief naar Vrijheidslaan 27, 3960 Bree. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Bij wijzigingen aan de dienst of aan de verwerking van persoonsgegevens wordt deze verklaring aangepast. De datum bovenaan toont welke versie u leest.